1.1.5.1 Organisatie en ambities
Wat willen we bereiken?
Organisatieontwikkeling
Maatschappelijke veranderingen, de digitale transitie, en ook de krappe arbeidsmarkt zorgen ervoor dat de uitvoeringskracht van de organisatie onder druk komt te staan. Oók zal in de komende 10 jaar tweederde van onze personeelsbestand vervangen moeten worden omdat zij de organisatie gaan verlaten (vergrijzing en natuurlijk verloop). Dit vraagt om andere oplossingsrichtingen waarin het college samen met het CMT optrekt.
Om verder te groeien naar een toekomstbestendige organisatie zetten we flink in op organisatieontwikkeling. Met de ontwikkelagenda 2023 – 2025 hebben we een koers ingezet die ons helpt om onze taken en ambities in de sterk veranderende omgeving uit te voeren.
Wat wilden we gaan doen in 2025 (het plan)?
We leggen de focus op de organisatiecultuur met een kernwaardenaanpak, we geven opvolging aan de uitkomsten van het project strategische personeelsplanning en investeren flink op anders organiseren. Een gemeentebrede aanpak om projectmatig- en programmatisch werken te versterken en te borgen, maar ook zelforganisatie en inwonersparticipatie. En we bouwen verder aan een goede basis om de digitale transitie te begeleiden, maar ook in te bedden in de ambtelijke organisatie. Datagedreven werken is daarbij een belangrijke pijler.
Herinrichting gemeentehuis (in combinatie met afstoten De Stelling)
We blijven hybride werken en de voordelen daarvan benutten. Dat doen we op basis van onze visie op Thuis- en samenwerken. Ook de kantooromgeving moet daarbij passen. Zo kunnen alle medewerkers hun werk op een goede manier doen. Vanuit goed werkgeverschap streven we naar een dynamische werkomgeving waar medewerkers elkaar makkelijk ontmoeten en (samen)werken.
In april heeft het college besloten om een doorstart te maken met het project herinrichting gemeentehuis Hardenberg. Op basis van deze doorstart heeft er een uitwerking plaatsgevonden met als resultaat de uitgangspunten die de basis vormen voor het nieuwe ontwerp:
- Doelmatig en sober; hergebruik of circulair waar mogelijk
- Maatregelen om de problemen met akoestiek en binnenklimaat te verhelpen
- Toevoegen van functionaliteiten om hybride werken goed te ondersteunen
- Toevoegen vergaderruimten ter compensatie van 3 wegvallende vergaderruimten op de Stelling
- Zo goed mogelijk aansluiten op de kwaliteiten en beperkingen van het gebouw om tot een passende oplossing te komen. Het maximaal benutten van de mogelijkheden om extra werkplekken te realiseren
Vervolgens is de realisatie van de herinrichting op drie kwaliteitsniveaus uitgewerkt, inclusief de kosten.
- Schaarste: enkel gericht op de noodzakelijke ingrepen met perspectief op de korte termijn
- Basis: gericht op passend ondersteunen van de werkprocessen met perspectief op de komende 10 jaar
- Comfort: volledige revitalisatie van de inrichting en optimaal comfort ten aanzien van binnenmilieu en akoestiek
Het gekozen scenario Basis voldoet aan de norm en biedt een passend kwaliteitsniveau voor het gemeentehuis. Om scenario Basis uit te kunnen voeren is een aanvullend krediet van € 1.945.000 nodig. Door het afstoten van De Stelling ontstaat er een voordeel op de huurlasten. Dit voordeel wordt ingezet als dekking voor de structurele lasten van het krediet. In de perspectiefnota was reeds een budget opgenomen van € 1.000.000. De kapitaallasten van het totale krediet zijn in de begroting verwerkt.
Het doel van de herinrichting is ook om de kantooromgeving beter aan te laten sluiten bij hybride werken en het realiseren van de toegevoegde faciliteiten. Daar is ook aanpassing van het kantoormeubilair voor nodig. Het kantoormeubilair dat momenteel in gebruik is, is grotendeels in 2012 aangeschaft en inmiddels versleten en economisch afgeschreven. Dit geldt in het bijzonder voor de bureaustoelen. Om te zorgen voor een doelmatige en tevens rechtmatige inkoop van kantoormeubilair voor de herinrichting én voor de komende jaren daarna wordt een Europese aanbesteding uitgevoerd.
In eerste instantie was het de bedoeling dat de medewerkers van de Stelling per 1 januari 2025 zouden verhuizen naar het gemeentehuis. De verhuizing van het Klant Contact Centrum (KCC) en het Intern Service Punt (ISP) is voorwaardelijk voor het kunnen realiseren van een passend aantal Arbo-werkplekken om de medewerkers van De Stelling in te kunnen huizen en te voorzien van een functionele werkomgeving. Bij de herinrichting zal dit als eerste moeten worden gerealiseerd. De opdrachtverstrekking kan pas in november na vaststelling van de begroting door de Raad. Het budget uit de perspectiefnota landt in de begroting 2025 en komt derhalve pas volgend jaar (2025) beschikbaar. Het verlaten van de Stelling 7 per 1 januari 2025 is daardoor niet haalbaar (levertijden, bemensing en nazorg). Hierdoor is er besloten om de huur van de Stelling per 1 september 2025 op te zeggen en de medewerkers in de zomermaanden over te verhuizen.
80 jaar vrijheid
In 2025 is er 80 jaar vrijheid. De Tweede Wereldoorlog verschuift verder en verder naar het verleden, ook in de gemeente Hardenberg. Terwijl het meer dan ooit, met alle recente oorlogen in Europa maar ook wereldwijd, belangrijk is om stil te staan bij vrijheid.
Afgelopen periode is bij diverse organisaties (4 mei comités, plaatselijk belangen en dergelijke) geïnventariseerd of men voornemens is om in het kader van 80 jaar vrijheid (extra) activiteiten te organiseren. Een projectgroep is in het leven geroepen om dit lustrumjaar in goede banen te leiden en stemt ook af met bestuurlijk trekkers, burgemeester en de portefeuillehouder. De belangstelling voor en betrokkenheid bij dit onderwerp is ook deze keer weer groot. Om die reden willen we incidenteel een bedrag van € 100.000 beschikbaar stellen in de begroting 2025.
Wat hebben we daarvoor gedaan in 2025 (het resultaat)?
In 2025 is binnen de bedrijfsvoering uitvoering gegeven aan de ambities uit het jaarplan, met als uitgangspunt het waarborgen van een betrouwbare en continu functionerende organisatie en het voorbereiden op toekomstige opgaven. De inzet was gericht op het beheersen van lopende ontwikkelingen en het versterken van de basis voor verdere organisatieontwikkeling. Dit speelde met name bij trajecten zoals digitalisering, de herinrichting van het gemeentehuis, de ontvlechting van Ommen en Hardenberg en de verdere professionalisering van financiële en ICT-processen.
Om deze opgaven te realiseren is in 2025 flexibel omgegaan met capaciteit en middelen. Door tijdelijke inzet, herverdeling van werkzaamheden en het inzetten van extra incidentele middelen konden de primaire processen en de dienstverlening aan inwoners en ondernemers doorgang vinden.
Tegelijkertijd is de werkdruk binnen onderdelen van de bedrijfsvoering merkbaar toegenomen. Daarbij is gebleken dat een deel van de werkzaamheden een structureel karakter heeft, met name op het gebied van beheer na afronding van projecten, gebruikersondersteuning, functioneel beheer van kritieke systemen en contract- en leveranciersmanagement. Dit vraagt om blijvende aandacht voor de balans tussen ambities, beschikbare capaciteit en beheersbaarheid.
Herinrichting gemeentehuis Hardenberg (incl. afstoten De Stelling)
In 2025 is het project herinrichting van het gemeentehuis Hardenberg grotendeels gerealiseerd. De herinrichting sluit aan bij de visie op thuis- en samenwerken en ondersteunt hybride werken, ontmoeting en samenwerking.
De oplevering van de nieuwe werkomgeving heeft in december 2025 plaatsgevonden. De werkzaamheden zijn grotendeels gereed, enkele restpunten worden afgerond in 2026. De resterende werkzaamheden betreffen onder meer de afronding van de LED-verlichting en de laatste werkzaamheden voor Hardenberg Werkt! Deze worden in het eerste kwartaal van 2026 afgerond. De evaluatie van het project staat gepland voor het tweede kwartaal van 2026.
De verhuizing heeft binnen de organisatie merkbare dynamiek teweeggebracht, in positieve zin. Medewerkers zijn actief in beweging gekomen en hebben zich betrokken getoond bij de nieuwe werkomgeving. De herinrichting heeft onder andere geleid tot concrete verbeteringen in de kwaliteit van de werkomgeving en de ondersteuning van (digitaal) samenwerken. Daarnaast draagt de nieuwe inrichting bij aan het vergroten van de duurzame inzetbaarheid en toegankelijkheid, evenals aan een optimale en duurzame benutting van de beschikbare ruimte.
Digitale transitie
Op het gebied van digitalisering en informatiegestuurd werken zijn in 2025 belangrijke randvoorwaarden gerealiseerd. De inzet was gericht op het moderniseren en stabiliseren van de digitale infrastructuur en het uitvoeren van verkennende pilots. De toenemende rol van digitalisering vraagt in de komende jaren om blijvende aandacht voor beheer, ondersteuning en doorontwikkeling, zodat deze ontwikkelingen duurzaam en verantwoord kunnen worden benut.
De inzet van informatiemanagers in 2025 heeft ertoe geleid dat er een start is gemaakt met de (strategische) afstemming tussen de doelstellingen van de organisatie en de innovatieve IT-mogelijkheden die de digitale transitie biedt. Daarmee zijn voorwaarden gecreëerd voor het benutten van efficiënte en effectieve innovaties.
In 2025 zijn belangrijke randvoorwaarden gerealiseerd om de ontwikkeling naar informatiegestuurd werken verder vorm te geven. Met behulp van dashboards wordt inzicht verkregen dat als basis dient voor beleidsvorming en sturing. Daarnaast is een begin gemaakt met het zorgvuldiger omgaan met digitale data en informatie, onder meer door het versterken van digitale samenwerking, om te kunnen voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Het voldoen aan nieuwe wetgeving, zoals de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet, vraagt daarbij om een aanzienlijke inspanning. In 2025 zijn de eerste gerichte stappen gezet op deze ontwikkelingen. Tegelijkertijd is duidelijk geworden dat deze opgaven structureel van aard zijn en blijvende aandacht en middelen vragen .