Bij het voorwaardencriterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Wij hebben vastgesteld dat er onrechtmatigheden zijn voor een bedrag van € 1.811.000 doordat de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast. In de navolgende tabel worden deze toegelicht, met een aanpak tot verbetering.
Voorwaardencriterium | |
Niet voldaan aan de EU aanbestedingsregels | De gemeente heeft een inkoopbeleid die moet waarborgen dat de regels worden gevolgd. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is vooral van belang in hoeverre de externe (Europese) wetgeving is gevolgd in het aanbestedingsproces. In 2025 is voor een bedrag van € 1.811.000 ingekocht waarbij de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast. Hierna volgt een toelichting Aanbesteding en inkopen:
In 2022 is een vrijwillige transparantie geweest waarbij de toezegging is gedaan om de aanbesteding te gaan starten voor boekjaar 2024. Echter heeft deze aanbesteding niet plaatsgevonden, waarmee we nu uit de huidige afspraak lopen. Het gaat echter om een kritieke systeem met een grote impact op de organisatie. Uit continuïteitsoverwegingen worden de diensten wel afgenomen, maar wordt de aanbesteding in 2026/2027 opgestart. Dit omvat een bedrag van € 205.000. Daarnaast is er een raamovereenkomst Europees aanbesteed voor de jaren 2023-2026. Echter een raamovereenkomst heeft naast een looptijd ook een maximale opdrachtwaarde. Zodra de maximale opdrachtwaarde bereikt is, verliest de raamovereenkomst zijn status. In 2025 zijn er veel inkopen geweest waardoor de maximale opdrachtwaarde overschreden is, hierdoor is er een onrechtmatigheid ontstaan van € 523.000. In boekjaar 2026 wordt deze opnieuw aanbesteed.
Er zijn meerdere medewerkers ingehuurd voor diverse onderdelen binnen de gemeente. Binnen de gemeente wordt overwegend gewerkt via het dynamisch inkoop systeem, zodat dit op de juiste wijze in de markt gezet wordt. Vanuit het verleden lopen er nog enkele contracten door in 2025 die over de grens van de aanbestedingswetgeving gaat. Opvolging: De gemeente onderzoekt om deze contracten zo spoedig mogelijk op de juiste wijze aan te besteden.
De gemeente Hardenberg heeft voor de inwoners van Hardenberg een zorgverzekering voor de minima ingekocht. Dit is een verzekering die aanbestedingsplichtig is. Dit is tot op heden niet aanbesteed. Hier geldt ook het verlichte regime voor aanbesteding, maar we komen boven de grens van € 750.000 op basis van 4 jaren. Hierdoor is de jaarlast als onrechtmatig aangemerkt. Opvolging: in 2025 wordt onderzocht hoe deze opdracht rechtmatig op de markt gezet kan worden.
De gemeente verstrekt jaarlijks waardebonnen inzake mantelzorgers en de zogenoemde meedoedagen. De waardebonnen worden lokaal ingekocht, echter volgens de aanbestedingswet dient dit aanbesteed te worden. Opvolging: De gemeente onderzoekt hoe om te gaan met deze kosten in de toekomst.
De bestedingen bij deze leverancier zijn veelal klein van aard, maar wel veel opdrachten. De omvang ven de bestedingen komen echter boven de kritieke grenzen van de aanbestedingswet.
Voor een aantal jeugdige inwoners wordt gebruik gemaakt van vervoer dat dit specifiek afgestemd is voor de jeugdige. Hier is door de gemeente een bewuste keuze gemaakt om vanuit doelmatigheidsoverwegingen deze opdracht te gunnen aan een leverancier welke ook de zorg levert aan deze jeugdigen. Opvolging: Inkoop heeft deze leverancier op de aanbestedingskalender gezet om een raamovereenkomst af gaan sluiten. |
|---|---|